Empfang klären
Eine E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen festlegen und regeln, wer E-Rechnungen dort liest und weitergibt.
Ratgeber · Stand: September 2026
E-Rechnung: Was Ihr Betrieb bis 2028 umstellen muss.
Zwischen Unternehmen in Deutschland wird die elektronische Rechnung schrittweise Pflicht. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028. Hier lesen Sie, was das für Ihre Programme und Abläufe bedeutet.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Programm automatisch auslesen kann. In Deutschland üblich sind die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung, ein Scan oder ein Foto ist dagegen keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt.
Die Fristen im Überblick
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland und wird schrittweise eingeführt:
- Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 31.12.2026: Alle Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen ausstellen.
- Bis 31.12.2027: Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
- Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen stellen E-Rechnungen aus.
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern. Verbindliche Einzelheiten nennt das Bundesfinanzministerium. Ihren Einzelfall klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
Was technisch zu tun ist
Für den Empfang reicht zunächst ein E-Mail-Postfach. Damit Sie eine XRechnung aber auch lesen, prüfen und buchen können, brauchen Sie ein Programm, das das Format anzeigt und weiterverarbeitet, etwa Ihre Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware.
Zum Ausstellen muss Ihr Rechnungsprogramm eines der zulässigen Formate erzeugen. Viele Programme können das inzwischen, manchmal erst nach einem Update oder mit einem Zusatzmodul.
Die E-Rechnung wird im Originalformat, also mit den XML-Daten, acht Jahre lang unverändert aufbewahrt. Ein Ausdruck oder ein Bild der Rechnung genügt dafür nicht.
Schritt für Schritt
So bereiten Sie Ihren Betrieb vor.
Programme prüfen
Kann Ihre Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware XRechnung und ZUGFeRD lesen und erzeugen? Fragen Sie im Zweifel beim Hersteller nach.
Archiv regeln
Festlegen, wo E-Rechnungen im Originalformat unverändert abgelegt werden, und sicherstellen, dass dieses Archiv in der Datensicherung enthalten ist.
Umstellung testen
Mit einzelnen Kunden oder Lieferanten testen, bevor die Pflicht für Ihr Unternehmen greift.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur E-Rechnung.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine gewöhnliche PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung. Nur eine ZUGFeRD-Datei mit eingebetteten XML-Daten oder eine XRechnung ist eine E-Rechnung.
Müssen wir schon jetzt etwas tun?
Ja, beim Empfang: Seit Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen annehmen können. Für das Ausstellen haben Sie je nach Umsatz bis Ende 2026 oder bis Ende 2027 Zeit.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Wie hilft hcsystem?
Wir prüfen, ob Ihre Programme E-Rechnungen lesen und erzeugen können, beraten Sie herstellerunabhängig bei der Auswahl passender Software und sorgen dafür, dass die Rechnungen sicher abgelegt und gesichert sind. Mehr zur ERP-/CRM-Beratung
Quellen
Stand: September 2026. Die Angaben zu Fristen und Formaten stammen vom Bundesfinanzministerium:
Nächster Schritt
Programme fit für die E-Rechnung?
Wir prüfen, ob Ihre Buchhaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme E-Rechnungen lesen und erzeugen können, und beraten Sie herstellerunabhängig.